1. W jednym z listów do internetu wspominałem moje konto na Polboksie i czasy, gdy e-mail zastąpił nam analogową korespondencję. To była dobra zmiana, bo odpadły czasochłonne wizyty na poczcie i ryzyko zagubienia przesyłki przez listonosza, a została możliwość kontaktu z przyjaciółmi, znajomymi i rodziną.
Pisało się więc e-maile, jak wcześniej pisało się listy, czyli ładnie, starannie i po namyśle. Czekało się też na e-maile zwrotne od korespondentów, jak dawniej wyglądało się na horyzoncie strudzonego pracownika Poczty Polskiej niosącego w torbie wieści ze świata. Czasem samemu, niczym cyberlistonosz, nosiło się listy zapisane na dyskietce w plikach tekstowych, by wysłać je z osiedlowej kafejki internetowej lub uczelnianej pracowni informatycznej.
Rzecz ciekawa: mimo że e-mail nie należał do żadnej korporacji i nie zarządzała nim żadna odgórnie narzucona instytucja, a liczba użytkowników poczty elektronicznej rosła błyskawicznie, wytworzyły się tu pewne zasady (netykieta) i dobre obyczaje. Nikt np. nie oczekiwał, że otrzyma odpowiedź na e-maila w ciągu godziny, bo skrzynkę sprawdzało się w rozsądnych interwałach czasowych. Ale też nikt nie pozostawiał e-maila bez choćby zdawkowej odpowiedzi, bo wiedział, że wyjdzie w ten sposób na… no powiedzmy, że na osobę co najmniej niegrzeczną.
Sami sobie pilnowaliśmy porządku w e-mailowym świecie, piętnując wysyłanie wiadomości w HTML-u i odpowiadanie przed cytatem z przedmówcy.
Wszelako minęło ćwierć wieku i kwestie użycia HTML-a oraz standardów cytowanie nie są już naszymi największymi problemami z e-mailem.
Młodzi nie chcą go używać, starsi nie bardzo potrafią.
2. Przede wszystkim zostaliśmy zepsuci przez komunikatory instant messaging, które zalewają nas masą wiadomości (często nieprzemyślanych, niechlujnych i niepotrzebnych), a przy okazji tresują do wysyłania natychmiastowych odpowiedzi.
Pomijając sytuacje nagłe – za ile będziesz w domu, bo chcę wstawić obiad? – jest to oczywiście niewłaściwy kanał komunikacji i nie wiem, czemu dostaję na Messengera np. artykuły do redakcji czy prośby o wyceny tekstów.
Jeśli nadawcy tychże liczą, że rzucę wszystko, co właśnie robię, i odpowiem od razu, to raczej się przeliczą. Bardziej prawdopodobne jest, że zapomnę o otrzymanej w wiadomości prośbie, jeśli szybko w skrzynce odbiorczej komunikatora pojawią się kolejne.
W poczcie e-mail – którą sprawdzam dwa razy dziennie, więc też przecież nie trzeba długo czekać na moją odpowiedź – bym jej nie zgubił, bo przez lata wykształcił się tu rozbudowany system zarządzania przychodzącymi informacjami: flagi, gwiazdki, filtry, foldery, monity, których w komunikatorach nie ma wcale lub występują w formie szczątkowej… Nawet więc jeśli coś odkładam na później, w e-mailu na pewno mi nie zginie. Na Teamsie czy w Slacku raczej tak.
Powyższą cechę uznawałem za uniwersalny atut poczty elektronicznej, ale gdy zaproponowałem studentom (czyli ludziom jednak już poważnym) wysyłanie materiałów na zajęcia właśnie e-mailem, by zapoznali się z nimi w dogodnym dla nich czasie, zasugerowali mi Discorda i WhatsAppa. Oczywiście przekazanych im tymi właśnie kanałami treści nie przeczytali, ale czy był to skutek zagubienia moich wiadomości w komunikatorze czy po prostu ogólnostudenckiej niechęci do słowa pisanego, tego nie wiem i wolę nie wiedzieć.
3. Mniejsza jednak z komunikatorami, bo w międzyczasie popsuliśmy sam e-mail, który stał się workiem na reklamy (nie zawsze skutecznie odsiewane przez antyspamowe filtry) oraz korespondencję służbową bezmyślnie przesyłaną przez pracowników biurowych do wiadomości wszystkim w organizacji, choć zazwyczaj powinna mieć ona konkretnego adresata lub stać się taskiem w Asanie albo Trello.
Tudzież e-maile, które są właśnie szybkimi wiadomościami i one akurat powinny trafić do komunikatora IM (spotkanie w sali konferencyjnej za pół godziny), a których przy normalnym korzystaniu ze skrzynki (np. sprawdzaniu jej dwukrotnie w ciągu dnia) nie da się odczytać w terminie.
W efekcie już nie czeka się – jak kiedyś – na nowe listy, bo zazwyczaj nie niosą one przyjemnej lektury, lecz treści niechciane, niepotrzebne lub spóźnione. Które – jeśli ich liczba zwłaszcza na koncie służbowym idzie w setki dziennie – trzeba obsługiwać metodami takimi jak inbox zero, GTD czy skomplikowany system filtrów. Nic fajnego.
4. Tymczasem mądrze stosowany e-mail ma liczne zalety: jest darmowy, powszechnie dostępny, łatwy w obsłudze, wspierany oddolnie wykształconymi przez dekady użytkowania normami i zwyczajami, dostępny na wszystkich platformach i z wykorzystaniem rozmaitego oprogramowania. No i nie zamknie go szef jakiejś korporacji.
Natomiast komunikatory, z których tak chętnie korzystamy, mogą zniknąć, jeśli tak zadecyduje np. właściciel Facebooka, zamykają użytkowników i dane w swoim ekosystemie, trzeba mieć ich co najmniej kilka, by kontaktować się ze wszystkimi korespondentami, zaś podstawowe opcje zarządzania treścią (foldery, flagi, drafty…) są tu często po prostu niedostępne.
Już nie wspominając o tym, że negatywnie wpływają na nasze mózgi, ciągłymi powiadomieniami upośledzając zdolność koncentracji. E-mail zaś ułatwia zachowanie work-life balance – gdy nie ma mnie w pracy, nie otwieram służbowej skrzynki pocztowej. To prostsze niż wyłączanie powiadomień w wybranych aplikacjach.
Jednak użytkownicy internetu coraz chętniej wybierają komunikację IM.
Zapewne pogubią się w chaosie informacji, jakie otrzymują różnymi kanałami, i będą uskarżać na problemy ze skupieniem uwagi, ale ja mogę tylko przestrzegać przed takimi wyborami w e-mailowym newsletterze, więc pewnie i tak tego nie przeczytają.
5. Na szczęście większość czytelników tej publikacji znajduje kolejne listy do internetu w skrzynce pocztowej.
Tym osobom mogę więc przekazać kilka skutecznych sugestii, jak zrobić, by e-mail (przynajmniej własny) naprawić. Otwierać klienta poczty elektronicznej tylko kilka razy na dobę i najlepiej wyrzucić go z telefonu. Przed użyciem opcji DW (CC) gruntownie przemyśleć, czy naprawdę jest to konieczne. Do wiadomości pilnych stosować komunikator, do zarządzania pracą – Jirę, Nozbe i podobne, jako repozytorium dokumentów – Dropboksa, do wieloosobowych narad – Zooma i Teamsa, do wspólnej edycji dokumentów – Google Docs, bo e-mail nie jest od tych wszystkich rzeczy. Odpisywać na e-maile. Stosować akapity, poprawną polszczyznę i ogólnie czytać to, co się napisało, przed wysłaniem.
Tylko tyle – i aż tyle – wystarczy, by system ten znów zaczął działać. Z korzyścią dla nas wszystkich.
Ciekawy tekst? Wspomóż piszącego po nocach autora kawą, by miał siłę do pisania kolejnych.
Następny list do internetu zostanie wysłany już w najbliższy piątek. Jeśli nie chcesz go przegapić, skorzystaj z aplikacji Substacka lub kanału RSS, a najlepiej użyj przycisku poniżej, by zapisać się na newsletter!
Amen :)
Święta prawda. Podobnie jest z radiem i telewizją. Wiadomości powinny być odbierane w radiu, bo wizja jest tam zupełnie zbędna i widać tylko gadające głowy. Telewizja jest stworzona do pokazywania obrazu, więc dobrze nadaje się do oglądania niektórych filmów. Piszę “niektórych”, bo większość filmów doskonale nadaje się na słuchowiska radiowe, więc filmy telewizyjne można ograniczyć do gatunków przyrodniczych, podróżniczych itp.
Jak sam zauważyłeś, e-mail jest zepsuty, więc jego funkcje przejmują inne formy komunikacji ze wszystkimi ich wadami i zaletami.